PENGEMBANGAN ORGANISASI

PENGEMBANGAN ORGANISASI

OLEH :  Ryant Al fatih

Ada beberapa pengertian mengenai Pengambangan Organisasi, yaitu ;

1. PO merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi
2. PO merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
3. PO lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan
4. PO meliputi perubahan yang sengaja direncanakan

Pengembangan organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari segi efisiensi, efektifitas dan kesehatan :

1. Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan keluaran, yang mengacu pada konsep Minimaks (Masukan minimum dan keluaran maksimum).
2. Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam mencapai tujuannya artinya kesejahteraan tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai
3. Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu hubungan antara para individu dan organisasi yaitu hubungan yang dinamis dan adaptabilitas

Tujuan Pengembangan Organisasi ;

1. Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi
2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi
4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri

Sifat-sifat dasar PO :

1. PO merupakan suatu strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, perubahan yang dimaksud harus mempunyai sasaran yang jelas dan didasarkan pada suatu diagnosis yang tepat mengenai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi
2. PO harus berupa kolaborasi antara berbagai pihak yang akan mengalami dampak perubahan yang akan terjadi, keterlibatan dan partisipasi para anggota organisasi harus mendapat perhatian
3. Program PO menekankan cara-cara baru yang diperlukan guna meningkatkan kinerja seluruh anggota organisasi
4. PO mengandung nilai-nilai humanistic dalam arti bahwa dalam meningkatkan efektifitas organisasi, potensi manusia harus menjadi bagian yang penting
5. PO menggunakan pendekatan kesisteman yang berarti selalu memperhitungkan pentingnya inter relasi, interaksi dan inter dependensi
6. PO menggunakan pendekatan ilmiah untuk mencapai efektivitas organisasi

Nilai-nilai dalam PO :

1. Penghargaan akan orang lain
2. Percaya dan mendukung orang lain, sedangkan individu sendiri harus mempunyai tanggung jawab
3. Pengamanan kekuasaan (mengurangi tekanan pada wewenang)
4. Konfrontasi (masalah yang tidak disembunyikan)
5. Partisipasi (melibatkan orang-orang yang mempunyai potensi dalam proses pengembangan organisasi).

Proses Pengembangan Organisasi ;

1. Pengenalan masalah
2. Diagnosis Organisasional
3. Pengembangan strategi perubahan
4. Intervensi
5. Pengukuran dan Evaluasi

Perspektif tentang perubahan :

1.       

• Perubahan selalu terjadi di mana saja, bahkan dapat dikatakan tidak ada yang abadi (kecuali perubahan tersebut)
• Perubahan bersifat universal (di mana saja, kapan saja, serta dihadapi oleh siapa saja)
• Reaksi terhadap perubahan, berbeda-beda
• Karena itu pemahaman mengenai proses perubahan, hal-hal yang harus diperhatikan dalam suatu proses perubahan, rekasi terhadap perubahan, dan cara memanajemen reaksi tersebut secara efektif perlu dicermati, terutama oleh pimpinan puncak organisasi

Pendekatan melakukan perubahan :

1. Pendekatan kekuasaan sepihak, dimana atasan melalui kekuasaan dan wewenang dapat menyarankan untuk melakukan perubahan yang dapat dilakukan dengan tiga cara :
1. Dekrit
2. Pergantian
3. Struktur
2. Pendekatan bersama :

Dilakukan dengan cara ;

a.       Keputusan kelompok

b.      Pemecahan dalam kelompok

1. Pendekatan Delegasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu ;

a.       Keputusan kelompok

b.      Kelompok latihan kepekaan

Desakan untuk melakukan peubahan atau sumber-sumber perubahan

Menurut Indriyo Gito Sudarmo, dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Dari dalam :

1.       

• Perubahan nilai kerja
• Produk Uang
• Masalah proses organisasi

1. Dari Luar

1.       

• Persaingan
• Perubahan permintaan konsumen
• Ketersediaan sumber-sumber
• Teknologi
• Sosial Politik

Menurut Wilson, Desakan untuk melakukan perubahan / sumber-sumber perubahan dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Dari dalam

1.       

• Visi, Misi, dan Filosofi baru
• Strategi baru
• Redifinisi core business
• Restrukturisasi dan re-engineering organisasi
• Kondisi SDM
• Perubahan budaya organisasi

1. Dari Luar

1.       

• Kondisi Ekonomi
• Nilai-nilai politik
• Perubahan kondisi pasar
• Teknologi baru
• Peraturan baru
• Standar dan kualitas baru

Penolakan terhadap perubahan :

1. Penolakan oleh individu, karena ;

1.       

• Ketakutan akan kehilangan, kegagalan, sesuatu yang tidak diketahui
• Ketidak mampuan beradaptasi
• Ketidak percayaan terhadap manajemen
• Ancaman terhadap keterampilan

1. Penolakan organisasi, karena :

1.       

• Ancaman terhadap struktur kekuasaan
• Keengganan merubah struktur yang sudah stabil
• Sub system atau system hubungan
• Biaya besar

Mengatasi penolakan terhadap perubahan :

Metode yang digunakan dan dalam situasi yang dihadapi :

1. Pendidikan dan komunikasi

Jelaskan hakekat perubahan, mengapa perubahan perlu dilakukan, jelaskan masalah yang berkaitan denganperubahan, berikan pemahaman yang logis dan rasional terhadap perubahan, dilakukan bila : terjadi adanya kekurangan informasi dan informasi yang akurat mengenai perubahan

1. Keterlibatan dan Partisipasi

Libatkan bawahan dalam perubahan, dilakukan bila : pemilik gagasan tidak memiliki sebuah informasi yang diperlukan untuk mendesain perubahan

1. Dukungan

Bangkitkan dukungan dari kekhawatiran pekerja

Agen-agen perubahan :

Agen perubahan merupakan orang-orang baik konsultan maupun manajer yang mempunyai perspektif baru (mampu menciptakan efisiensi, efektifitas dan kesehatan organisasi) di dalam perubahan atau pengembangan organisasi atawa orang-orang yang membawa gagasan baru dan pendapat atau solusi yang membantu anggota organisasi.

TUGAS PENGEMBANGAN ORGANISASI

“ANALISIS DAN UMPAN BALIK”

1.1 ANALISIS DAN INTEPRETASI DATA

Kegiatan Pengembangan Organisasional merupakan upaya mewujudkan perubahan berdasarkan data. Data yang dikumpulkan digunakan oleh mereka yang menyediakan data tersebut dan tidak jarang berakibat secara positif dalam arti menunjukkan cara-cara yang dapat ditempuh oleh para anggota organisasi yang biasanya bersama konsultan PO untuk meningkatkan efektivitas organisasinya.

Langkah-langkah pengumpulan Data

1. Mendefinisikan sasaran yang ingin dicapai melalui program perubahan yang akan dilakukan
2. Mengidentifikasikan variabel-variabel sentral yang terdapat dalam situasi yang dihadapi seeperti perpindahan pegawai, kinerja yang kurang memuaskan dan lain sebagainya.
3. Memilih metode pengumpulan data apa yang akan digunakan
4. Mnegkondisikan klien, jenis dan mutu informasi yang diperlukan, penggunaan inrormasi yang terkumpul, berbagai instrumen lain yang dapat digunakan
5. Wawancara
6. Pelaksanaan kegiatan pengumpulan data
7. Analisis Data
8. Evaluasi Efektivitas Pengumpulan data

Proses pengumpulan data dapat dibagi menjadi :

1. Observasi / Penelitian
2. Interview / Wawancara
3. Quisioner / Pertanyaan
4. Dokumen Perusahaan

Pentingnya Pengumpulan Data bagi konsultan PO :

1. pengumpulan data meletakkan dasar bagi organisasi untuk mulai meninjau proses yang berlaku dalam organisasi, dengan memfokuskan perhatian pada bagaimana caranya mereka berkarya dan apa dampak cara tersebut terhadap kinerja para anggota organisasi yang bersangkutan
2. Pengumpulan data sering memulai terjadinya proses mawas diri atau penilaian oleh para anggota organisasi dan tim kerja dalam organisasi yang pada gilirannya mengarah pada peningkatan kemampuan untuk memecahkan masalah

1.2 UMPAN BALIK

Konsultan PO hendaknya mengerti akan arti pentingnya umpan balik, karena dengan umpan balik yang faktual, objektif dan tepat waktu PO dapat mengetahui :

1. Secara pasti hasil dan dampak keterlibatan PO di sebuah perusahaan, dan dengan umpan balik maka PO dapat mengambil keputusan tentang tindakan apa yang dilakukannya, apakah melanjutkan keterlibatan dengan pola yang sudah ada, ataukan melanjutkan dengna pola baru atau malahan menghentikan keterlibatan PO di sebuah perusahaan.
2. Dengan Umpan Balik Konsultan PO dapat menghasilkan identifikasi berbagai implikasi dari temuan-temuan kuisioner

Cara dalam melakukan perolehan umpan balik adalah dengan melakukan survei, survei di dalam umpan balik digunakan untuk mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan sikap para anggota organisasi, termasuk upaya menemukan kesenjangan atau perbedaan persepsi para anggota dan menyelesaikan permasalahan

Langkah-langkah Pelaksanaan Survei dalam perolehan umpan balik :

1. Keterlibatan Manajemen puncak dalam perencanaan dari kuisioner yang akan digunakan dalam  survei dimana setiap orang dalam organisasi dapat berperan serta dalam survei yang diselenggarakan atau dapat pula terbatas hanya pada partisipasi para anggota suatu kelompok kerjea tertentu yang terdiri dari seorang manajer dan para karyawan yang menjadi bawahan langsung, biasanya dalam bentuk Kuisioner, dimana langkah-langkah kuisioner tersebut sbb ;
1. Menggali pendapat dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang relevan mengenai perusahaan
2. Mengisi kuisioner, menanyakan persepsi dan sikap karyawan
2. Kuisioner sebagai instrumen survei disebarluaskan oleh konsultan PO kepada semua anggota organisasi, atau dengan kata lain konsultan PO dapat mengumpulkan data dari kuisioner yang ditabulasikan bersama data sejenis dalam bentuk unit tertentu, kemudian dengan data yang diperoleh dari semua responden dalam seluruh organisasi.
3. Pengolahan data dari hasil kuisioner, dan hasilnya diumpan balikkan kepada tim atau satuan-satuan kerja dalam seluruh jajaran organisasi. Biasanya penyebarluasan hasil olahan tersebut dimulai kepada manajemen puncak dan berlanjut sampai semua dalam organisasi menerimanya. “Efek Air Terjun.”
4. Setelah menerima umpan balik dalam bentuk data tersebut, kemudian setiap manajer mengadakan pertemuan dengan para bawahan langsungnya, untuk mendiskusikan substansi umpan balik tersebut

Dikutip dari: TEORI PENGEMBANGAN ORGANISASI: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA

METODE PENGUMPULAN DATA

Konsultan P.O di dalam mencari metode pengumpulan informasi hendaknya memenuhi persyaratan sbb :

1. Informasi haruslah Valid
2. Informasi hendaknya harus relevan
3. Informasi harus akurat / up to date
4. Informasi hendaknya harus tepat waktu

Secara klasik pengumpulan data terbagi menjadi 4 buah :

1. Daftar pertanyaan / Quisioner
2. Wawancara / Interview
3. Pengamatan langsung
4. Dokumentasi Perusahaan (dokumentasi perusahaan ini hendaknya diteliti lebih cermat, karena dokumen yang di dapat belumnya menjadi data yang siap pakai).

Plus Minus / pro kontra daftar pertanyaan :

Positif :

1.       

• Keanoniman mendorong kejujuran dan keterus terangan
• Data mudah dihitung,
• Memudahkan analisis secara statistik
• Banyak menangani responden
• Sedikit waktu diperlukan untuk administrasi, menyelesaikan dan menyusun hasil

Negatif :

1.       

• Mungkin sulit untuk menentukan dengan cermat dan pendapat apa yang dikandung dan atau dimana dikandungnya / BIAS
• Jawaban pilihan yang dilaksanakan yang mungkin tidak mengungkap perasaan dan pendapat sebenarnya / kebohongan dalam menjawab pertanyaan.
• Sulit untuk mengikuti masalah secara mendalam
• Kaku

Plus Minus / Pro Kontra Wawancara / Interview :

Positif :

1.       

• Makin mendalam dan fleksibel
• Interaksi dapat memudahkan pelaksanaan selanjutnya
• Tidak kaku
• Langsung kepada respondennya

Negatif :

1.       

• Keanonimannya konfrontatif
• Diperlukan kepercayaan tinggi untuk keterus terangan
• Bertele – tele

NB : Sifat Persuasif merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan cara mempengaruhi responden

Plus Minus Pengamatan Langsung / Observasi :

Positif :

1.       

• Sifat – sifat positif
• Pengukuran cermat dan perilaku kerja di tempat kerja
• Kategori dapat menyoroti masalah perilaku
• Tidak ada waktu yang hilang / oleh pekerja

Negatif ;

1.       

• Sifat – sifat negatif sulit menentukan sikap dan perasaan orang dari pengamatan perilaku
• Masalah perilaku mungkin tidak termasuk dalam kategori dan diabaikan
• Pengamatan mungkin suatu proses yang panjang

Setelah data dikumpulkan dan menjadi informasi, maka seorang konsultan (konsultan yang ditunjuk suatu badan usaha), akan mengetahui fakta tentang organisasi lebih mendalam.

Ryant al Fatih

UMBY

\